Word 2016考勤表格制作实例图解教程

上一篇介绍了个人简历表制作方法，本篇列举第二种表格制作实例，即考勤表格制作实例。因为考勤表格有多种格式，在介绍完基本格式后，将对其格式进行扩展，以满足多种需求。　　考勤表由于要记录一个月员工的上班情况，因此列数特别多，Word2016 默认的纸张为 A4 纸，太小了，需要把它调为更大的 A3 纸或者自定义一种纸张；即便调为 A3 纸，宽度仍然不够，还需要把纸张方向调为横向，也就是把一张纸横放。　　1、新建一个空白文档，并命名为“Word2016 考勤表格制作实例”，选择“布局”选项卡，单击“纸张大小”，在弹出的菜单中选择 A3，如图1所示：

上一篇介绍了个人简历表制作方法，本篇列举第二种表格制作实例，即考勤表格制作实例。因为考勤表格有多种格式，在介绍完基本格式后，将对其格式进行扩展，以满足多种需求。

　　考勤表由于要记录一个月员工的上班情况，因此列数特别多，Word2016 默认的纸张为 A4 纸，太小了，需要把它调为更大的 A3 纸或者自定义一种纸张；即便调为 A3 纸，宽度仍然不够，还需要把纸张方向调为横向，也就是把一张纸横放。为进一步加宽纸张，还需把页边距调小。

　　Word2016 考勤表格制作实例

　　一、设置纸张与页边距

　　1、新建一个空白文档，并命名为“Word2016 考勤表格制作实例”，选择“布局”选项卡，单击“纸张大小”，在弹出的菜单中选择 A3，如图1所示：

图1

　　2、纸张立即变宽变长，如图2所示：

图2

　　3、单击“纸张方向”，在弹出的菜单中选择“横向”，如图3所示：

图3

　　4、页面进一步变宽，如图4所示：

图4

　　5、单击“页边距”，在弹出的菜单中选择“自定义页边距”，如图5所示：

图5

　　6、打开“页面设置”窗口，选择“页边距”选项卡，把上下页边距设置为 2 厘米，左右边距设置 1.8 厘米，如图6所示：

图6

　　7、单击“确定”后，页边距变小，可编辑区变宽，如图7所示：

图7

　　二、考勤表格制作

　　1、按一次回车，使页面出现两个换行符，以便设置考勤表格标题时不至于影响下面的行和插入的表格。把光标定位到第一个换行符前，如图8所示：

图8

　　2、输入“考勤表”几个字，选中它们，选择“开始”选项卡，选择一种大的字号（如一号），再选择一种好看的字体（如华文行楷），单击“居中”对齐图标，设置好后如图9所示：

图9

　　3、把光标定位到第二个换行符前，按回车，然后再定位到第二个换行符前，输入“    年  月份”，如图10所示：

图10

　　5、选中“    年  月份”，选择“开始”选项卡下的“居中”对齐，如图11所示：

图11

　　6、把光标定位到第三个换行符前，选择“插入”选项卡，单击“表格”，在弹出的菜单中选择“插入表格”，如图12所示：

图12

　　7、打开“插入表格”窗口，“列数”输入 35，“行数”输入 20，如图13所示：

图13

　　8、单击“确定”后，一个35列20行的表格插入到文档中，如图14所示：

图14

　　6、由于页面宽度比较大，一屏显示不完；尽管想方设法把宽度调到最大，表格还是密密麻麻的。“    年  月份”与表格之间距离太小，设置“    年  月份”的行距，让它们间距稍微大一些。选中“    年  月份”，选择“布局”选项卡，把“段落”“间距”的“段后”设置为 0.5 行，单击功能区的任意位置后可看到效果，如图15所示：

图15

　　7、调整行高。选中表格，选择“布局”选项卡，在“高度”右边输入 1 厘米，按一下回车，表格所有行行高变 1 厘米，如图16所示：

图16

　　8、把第一列调宽。先把第二列右边线往右边拉，再把第二列左边线往右边拉，拉好后选中第二列后的所有列（由于表格比较宽，不太好选，因此先选中左上角的几个单元格，按住 Shift 键，单击一下最后一行最后一个单元格，就可以选中了），选择“布局”选项卡，单击“分布列”，第二列后的所有列被平均分配，如图17所示：

图17

　　9、用斜线拆分左上角的单元格。单击“布局”选项下的“绘制表格”，鼠标变成一支笔的形状，移到表格左上顶点，按住左键往其对角点拉一条对角线，如图18所示：

图18

　　10、把鼠标移到表格外并双击（或者再单击一次“绘制表格”）退出绘制状态，在画斜线的单元格分别输入“日期和姓名”，如图19所示：

图19

　　11、把第一行调高一些。把第一行下边线往下拉一些，或选择“布局”选项卡，把鼠标定位到第一行任意一个单元格，在“高度”后面的框中输入 1.5 厘米，调高后如图20所示：

图20

　　12、单元格虽然画了一条斜线，但并没有分为两个，所以输入的“日期和姓名”仍然在一个单元格中，“日期”用于标识第一行，“姓名”用于标识第一列，把它们对齐各自标识的行和列。选中“日期和姓名”，单击“布局”选项卡下的“对齐方式”上的“中部两端对齐”图标，它们已经按所选方式对齐，如图21所示：

图21

　　13、选中“日期”，选择“开始”选项卡的“右对齐”，“日期”立即右对齐，这样就调整好了，如图22所示：

图22

　　14、在第一行第二个单元格开始输入日期，从1号输到31号，输好后选中它们，选择“布局”选项卡，单击“对齐方式”上的“水平居中”，如图23所示：

图23

　　15、在后面几列做几项合计，例如：迟到、早退、旷工、实出勤。有四项内容只还剩三列，还要插入一列，把鼠标移到右上角顶点处，出现一个“圆圈框着加号图标”，如图24所示：

图24

　　16、单击这个图标，插入一列，如图25所示：

图25

　　17、在后面四列分别输入“迟到、早退、旷工、实出勤”；把月份列调窄，再把这四列调宽。先把月份后面几列拉窄，再把“迟到、早退、旷工、实出勤”几列拉宽，如图26所示：

图26

　　18、选中月份所有列，单击“布局”选项下的“分布列”，如图27所示：

图27

　　19、选中“迟到、早退、旷工、实出勤”几个单元格，单击“布局”选项卡下“水平居中”把文字设为垂直居中，如图28所示：

图28

　　20、由于考勤表的单元格都比较小，另一方面使填表方便，通常用代号填表，所以需要在表格的下方列出填表代号。在考勤表下方输入“代号：出勤”，选择“插入”选项卡，单击“符号”，在弹出的菜单中选择“其他符号”，打开“符号”窗口，选择“符号”选项卡，往下拉右边滑块直到找到打勾，单击“插入”，则打勾插入到“出勤”后面，如图29所示：

图29

　　21、同样方法插入其他代号，所有代号插入完后，“迟到”的代号比较小，把它调为“二号”字，它变大的同时最后一行与表格之间也拉开了距离，在后面输入“考勤员：”，选择“开始”选项卡，单击“带下划线 U”图标，然后不断按空格键直到下画线够长为止，效果如图30所示：

图30

　　22、用制表位把“考勤员：”右对齐。选择“视图”选项卡，勾选“标尺”显示标尺，把光标定位到“考勤员”的前面，在其对应的标尺处单击一下插入一个制表符，再在右边 96 的位置处单击一下插入另一个制表符，单击“开始”选项卡下“段落”右边的斜箭头，如图31所示：

图31

　　23、在打开的“段落”窗口中，单击左下角的“制表位”，打开“制表位”窗口，“制表位位置”选择 97.2 厘米，“对齐方式”选择“右对齐”，如图32所示：

图32

　　24、单击“确定”后，把光标定位到“考勤员”前，按两次 Tab 键，“考勤员”已经右对齐，如图33所示：

图33

　　25、至此，一张考勤表就制作好了，为看到整体效果把“显示比例”缩小一些，如图34所示：

图34

　　26、由于考勤表格式有多种，在下一篇将对其格式进行扩展，以满足不同需求。